Como Automatizar Contratos de Forma Gratuita: A Solução Amale

A automação de processos é essencial para otimizar o tempo e reduzir erros manuais. Uma das maneiras de automatizar facilmente a criação de contratos é utilizando o Google Drive e o complemento Autocrat. Com essa ferramenta, é possível gerar contratos personalizados automaticamente a partir de um formulário, sem a necessidade de preenchimento manual.

Neste artigo, apresentamos um passo a passo detalhado para configurar essa automação.

1. Organização Inicial

Para manter a estrutura organizada, recomendamos criar duas pastas no Google Drive:

• Contratos: Armazenará os arquivos necessários para a automação (template e planilha do formulário).
• Contratos Finalizados: Onde os documentos gerados automaticamente serão armazenados.

Essa organização facilita o gerenciamento dos arquivos e garante que todos os contratos gerados sejam facilmente localizados.

2. Criando o Template do Contrato

O template será o modelo base para os contratos, contendo os campos que serão preenchidos automaticamente com as informações coletadas no formulário.

Passos para Criar o Template:

1. No Google Drive, clique em Novo > Documentos Google e crie um documento.
2. Estruture o contrato normalmente, deixando espaços para as informações variáveis.
3. Para indicar os campos que devem ser preenchidos automaticamente, crie tags dentro do documento.

Exemplo de tags:

• <<Nome do Cliente>>
• <<Serviço Contratado>>
• <<Valor do Contrato>>
• <<Data de Assinatura>>

Essas tags são os campos que serão preenchidos automaticamente com os dados do formulário.

3. Criando o Formulário no Google Forms

Agora, crie um formulário no Google Forms para coletar as informações que serão inseridas automaticamente no contrato.

Passos para Criar o Formulário:

1. No Google Drive, clique em Novo > Formulários Google.
2. Adicione perguntas correspondentes aos campos do template, como:
   • Nome do Cliente
   • Tipo de Serviço
   • Valor
   • Data do Contrato
3. Configure todas as perguntas como obrigatórias para evitar a geração de contratos incompletos.

Os dados preenchidos no formulário serão armazenados automaticamente em uma planilha do Google Sheets, que será usada pelo Autocrat para preencher os contratos.

4. Configurando o Autocrat

Agora que o template e o formulário estão prontos, configure o Autocrat para gerar os contratos automaticamente.

Passo 1: Instalar o Autocrat

1. Abra a planilha vinculada ao formulário acessando a aba “Respostas” no Google Forms e clique em Link para o app Planilhas para abrir a planilha.
2. Em seguida, clique em Extensões > Complementos > Obter Complementos.
3. No campo de busca, digite Autocrat e clique em Instalar.

Passo 2: Criar um Novo Job no Autocrat

1. Abra a planilha e vá até Extensões > Autocrat > Launch.
2. Clique em “New Job” e dê um nome para o Job, como “Geração de Contrato”.

Passo 3: Selecionar o Template do Documento

1. Na seção “Choose Template”, clique em “From Drive”.
2. Selecione o template de contrato criado anteriormente.

Passo 4: Configurar a Correspondência dos Campos (Tagging)

1. O Autocrat listará as colunas da planilha e as tags do template.
2. Para cada tag do template (por exemplo, <<Nome do Cliente>>), selecione a coluna correspondente na planilha.

Se as tags do documento forem as mesmas que as do formulário, o mapeamento será feito automaticamente.

Passo 5: Configurar a Geração do Documento

1. Escolha o formato do arquivo gerado:
   • Google Docs, caso precise de edições posteriores.
   • PDF, para um documento final pronto para envio.
2. Defina o nome do arquivo gerado usando as tags do formulário (exemplo: “Contrato – <<Nome do Cliente>> – <<Data do Contrato>>”).
3. Escolha a pasta de destino Contratos Finalizados.

Passo 6: Configurar o Envio Automático (Opcional)

1. Ative a opção de envio por e-mail na seção “Dynamic Email”.
2. Selecione a coluna da planilha com o e-mail do cliente.
3. Personalize a mensagem e anexe o contrato gerado.

Passo 7: Definir Quando o Job Deve Rodar

1. Execução Manual: Clique em Run sempre que desejar gerar contratos.
2. Execução Automática: Ative a opção “Run on Form Trigger” para gerar contratos automaticamente sempre que alguém preencher o formulário.

5. Testando a Automação

Para verificar se a automação está funcionando corretamente:

1. Preencha o formulário com dados fictícios.
2. Verifique se o contrato foi gerado corretamente na pasta Contratos Finalizados.
3. Caso tenha ativado o envio automático, confira se o e-mail foi enviado.

Se tudo estiver funcionando conforme esperado, a automação está concluída.

Conclusão

Automatizar a criação de contratos com o Autocrat é uma solução eficiente para reduzir o trabalho manual e garantir maior precisão no preenchimento dos documentos. Com essa configuração, os contratos são gerados de forma rápida e organizada, otimizando processos e melhorando a produtividade.