A automação de processos é essencial para otimizar o tempo e reduzir erros manuais. Uma das formas mais simples de automatizar contratos é usando o Google Drive junto com o complemento Autocrat. Com essa combinação, você gera contratos personalizados automaticamente a partir de um formulário, sem precisar preencher manualmente.
Este artigo apresenta um passo a passo detalhado para configurar essa automação de contratos gratuita e prática.
NESTE ARTIGO
Organização inicial
Para garantir que todo o processo fique organizado, o ideal é criar duas pastas no Google Drive. Uma será a pasta Contratos, onde ficam os arquivos usados na automação, como o template do contrato e a planilha do formulário. A outra pasta será Contratos finalizados, destinada a armazenar os documentos gerados automaticamente.
Essa estrutura facilita encontrar e gerenciar todos os contratos gerados, mantendo o fluxo limpo e eficiente.
Criando o template do contrato
O template funciona como um modelo base, que receberá as informações coletadas no formulário para preencher os contratos automaticamente.
Passos para criar o template
No Google Drive, clique em Novo > Documentos Google e crie um documento em branco. Estruture o contrato normalmente, deixando espaços para as informações que vão variar.
Para indicar os campos que devem ser preenchidos automaticamente, use tags específicas dentro do documento. Essas tags serão substituídas pelos dados do formulário no momento da geração do contrato.
Exemplo de tags:
<<Nome do Cliente>>
<<Serviço contratado>>
<<Valor do contrato>>
<<Data de assinatura>>
Criando o formulário no Google Forms
Agora, é hora de criar um formulário para coletar as informações que serão inseridas automaticamente no contrato.
Passos para criar o formulário
No Google Drive, clique em Novo > Formulários Google. Adicione perguntas que correspondam exatamente aos campos do template, como nome do cliente, tipo de serviço, valor e data do contrato.
Configure todas as perguntas como obrigatórias para garantir que nenhum contrato seja gerado com informações faltando.
Os dados preenchidos no formulário serão salvos automaticamente em uma planilha do Google Sheets, que o Autocrat usará para preencher o template.
Configurando o Autocrat
Com o template e o formulário prontos, podemos configurar o Autocrat para gerar os contratos automaticamente.
Passo 1: instalar o Autocrat
Abra a planilha vinculada ao formulário. Na aba “Respostas” do Google Forms, clique em Link para o app Planilhas para abrir a planilha. Depois, vá em Extensões > Complementos > Obter Complementos. Busque por Autocrat e instale-o.
Passo 2: criar um job no Autocrat
Na planilha, acesse Extensões > Autocrat > Launch. Clique em “New Job” e dê um nome para o job, por exemplo, “Geração de contrato”.
Passo 3: selecionar o template
Na etapa “Choose Template”, selecione a opção “From Drive” e escolha o documento do template que você criou.
Passo 4: configurar o mapeamento dos campos
O Autocrat vai listar as colunas da planilha e as tags do template. Para cada tag (como <<Nome do Cliente>>), selecione a coluna correspondente na planilha. Se as tags e as colunas tiverem os mesmos nomes, o sistema fará o mapeamento automaticamente.
Passo 5: configurar a geração do documento
Escolha o formato do arquivo gerado. Você pode optar por Google Docs para edições futuras ou PDF para um documento finalizado. Defina o nome do arquivo usando as tags do formulário, como “Contrato – <<Nome do Cliente>> – <<Data do Contrato>>”. Escolha a pasta Contratos finalizados como destino.
Passo 6: configurar o envio automático (opcional)
Ative a opção de envio por e-mail na seção “Dynamic Email”. Escolha a coluna da planilha que contém o e-mail do cliente, personalize a mensagem e anexe o contrato gerado.
Passo 7: definir quando o job deve rodar
Você pode executar manualmente clicando em Run sempre que quiser gerar contratos. Ou ativar a execução automática com a opção “Run on Form Trigger”, para que o contrato seja gerado assim que o formulário for preenchido.
Testando a automação
Para garantir que tudo está funcionando, preencha o formulário com dados fictícios e verifique se o contrato é gerado corretamente na pasta Contratos finalizados. Se ativou o envio automático, confira se o e-mail foi enviado ao destinatário.
Com essa checagem, a automação estará pronta para uso real.
Conclusão
Automatizar contratos com o Autocrat traz ganhos reais de agilidade e precisão. Essa solução gratuita permite gerar documentos personalizados de forma simples, reduzindo erros e poupando tempo no processo manual. Com a configuração correta, você mantém tudo organizado e otimizado para seu fluxo de trabalho.
